¿De vez en cuando el fantasma de la desconcentración te atormenta? Bueno, entonces te sentirás identificado(a) con la historia de Xime, nuestra diseñadora gráfica, donde este espectro puso en peligro el resultado final del evento más importante para 2 grandes marcas. Dale play a este nuevo episodio de DÍAS DE AGENCIA, EL PODCAST DE LA AGENCIA TROMPO y acompaña a nuestra protagonista a revivir momentos de espanto.
Sabemos que sí, porque en Trompo estamos seguros de que las historias de esos pequeños errorcitos… No, no, no. De esas embarradotas, que te pueden pasar a ti, a mí o a cualquiera mientras estamos en el corre corre del mundo publicitario, son la mejor forma de aprender a superar esos retos a los que nos enfrentamos en nuestros DÍAS DE AGENCIA, el podcast de la agencia Trompo.
Narradora: Está bien cometer errores, pero ¿si son más de 150? Nuestra Diseñadora gráfica Xime nos contará una historia de terror en donde el fantasma de la desconcentración atemorizó a todos y puso en suspenso el resultado final de un evento importantísimo. ¿Quieres saber cómo terminó?
Ximena Bernal: Hola, mi nombre es Ximena Bernal y les quiero contar acerca de un evento de lanzamiento que tuve de la unión de dos marcas muy importantes en el sector industrial, donde no pude repartir a la final unas camisas porque salieron literalmente, todo lo contrario a lo que se había planteado desde el inicio.
Resulta que en esta época, aproximadamente en el 2015, trabajaba en una multinacional de seguridad industrial en el Área de Mercadeo. Ahí, yo era un apoyo principal para los gerentes de producto. Yo me encargaba del manejo de redes sociales, me encargaba pues obviamente, de todo lo que es el diseño de catálogos, brochures, flyers, promociones, temas de producción, montar las órdenes de compra y hablar con los proveedores.
Y resulta que en los siguientes días íbamos a tener un evento muy importante, realmente era como el evento más importante del año, ya que la empresa había efectuado la compra de una de las marcas más grandes de implementos de seguridad en alturas. Resulta que para ese evento íbamos a entregar material como cuadernos, esferos, brochures con todos los productos nuevos que iban a llegar aquí a Colombia, maletas con el logo de la nueva empresa, obviamente implementos de seguridad industrial, entre esos, cascos que iban personalizados con el logo de los invitados, de los distribuidores, tulas y termos, entregábamos de todo.
Entre estos, íbamos a entregar unas camisas tipo polo para los distribuidores y gerentes de la marca. Estos gerentes llegaban desde el Reino Unido porque la empresa que se compró era británica. Literalmente ya tenía orden de compra con la reserva del hotel, elbrunch, ya tenía el listado de invitados, tenía los conferencistas, tenía las presentaciones, lo único que me hacía falta eran las camisas tipo polo.
Nosotros cotizamos las camisas con el logo bordado, ya que esta es como una de las marcaciones más bonitas y también es una de las más costosas obviamente, pero es muy elegante. Ya tenía mis tres cotizaciones, faltaba que me aprobaran la cotización de las camisas y llegó un amigo ahí de la empresa y me dijo: “Ay Xime, resulta que yo tengo un amigo que ahorita también montó un local y él nos puede dar muy buenos precios”.
Entonces yo dije: “Bueno, muy chévere, si quieres preséntamelo”. A pesar de que yo ya tenía mis proveedores de confianza, dije: “Bueno, démosle la oportunidad a tu amigo, lo único es que tengo que ver la calidad del material que él produce”, porque obviamente al ser un evento tan importante, no podía salir con algo muy mal hecho.
Cité al señor, muy amable me mostró su trabajo, me gustó, efectivamente nos dejó un precio muy bueno por debajo de las tres cotizaciones que ya teníamos, entonces yo dije: “Listo, para mandar a producción, necesito que me hagas unas muestras. Una vez aprobadas, mandamos a producir las cuatrocientas camisas”. Eran doscientas camisas polo blancas y doscientas camisas negras, todas tenían el logo bordado de la empresa.
Entonces, el señor me llevó muy amablemente las muestras, me entregó la blanca, estaba bien, firmé y dije: “Excelente”. Luego me entregó la muestra de la camisa negra, obviamente el logo cambiaba según el manual de marca, porque lo que iba en letra negra en una camisa iba con letra blanca en la otra para que no se perdiera por el fondo de la camisa.
Monté la orden de compra y resulta que este señor me dijo: “Quédate con las muestras para que les muestres a tus jefes”. Entonces ya tenía absolutamente todo organizado, tenía las maletas con los regalos, me hacía falta literalmente que me entregaran las camisas para poderlas colocar en cada maleta y entregarlas a los asistentes.
Llegan las camisas y en ese momento, bajó Andrés, mi jefe y cuando sacó la primera camisa, la camisa polo blanca, perfecto, eso era lo que he buscábamos. Cuando saco la camisa negra, estaba mal, habían cambiado los colores del logo. No sé qué fue lo que pasó, pero nos entregaron eso mal. Mi jefe se puso obviamente súper bravo, mostré la prueba firmada por mí, dije: “Esto fue lo que el señor me prometió y me entregó otra cosa”.
Eso fue un lío. Mi jefe dijo: “No vamos a pagar esas camisas”. El proveedor me dijo: “Yo te puedo hacer el cambio, pero hasta que me paguen las camisas”. Yo ahí quedé entre la mitad, literalmente, entonces nos pusimos a echar reversa, a ver en qué había fallado el proceso.
Resulta que uno de esos días, claro, yo ya me había quedado con las muestras, el proveedor me llamó telefónicamente, me preguntó: “Xime, ¿cómo es que van las camisas negras? Y yo dije: “Recuerda que van igual que las blancas, pero inviertes lo que está en negro, va blanco”.
Eso fue lo que literalmente le dije, o sea, la letra negra no iba negro, sino en blanco, porque si iba negro, se iba a perder en el fondo. Lo que hizo el proveedor fue cambiar todos los colores totalmente, lo que iba en verde, quedó en amarillo, lo que iba en amarillo quedó en verde. Eso quedó la locura. Obviamente, no pudimos entregar esas camisas y más por lo que eran los gerentes de la marca y no queríamos que vieran que las camisas quedaron mal.
Entonces, bueno, mi enseñanza primero, no confiarnos del trabajo de los demás por más amigo que sea, porque uno no sabe en qué momento pueda fallar. Entonces nada, esto nos enseña a tener un plan B, a ver cómo hubiera podido solucionar este tema sin haber perjudicado, obviamente, el presupuesto que ya habíamos invertido y pues, perjudicar los regalos que ya habíamos prometido a los asistentes del evento.
La tercera enseñanza es que todo, todo, absolutamente todo lo que uno hable, debe dejarlo por escrito, porque a la final, yo hice el reclamo, le dije al proveedor: “Tengo la muestra firmada de que esta era”, y me decía: “No, no hay pruebas de que tú me hayas dicho eso”. Dije: “acuérdate que hablamos por teléfono”, y él: “No, no, yo no me acuerdo”.
El caso, resulté siendo yo culpable, en parte sí porque no era el proceso como para dejar eso aprobado, y pues ahora soy mucho más cuidadosa a la hora de mandar imprimir algo y sin muestra, no mando a imprimir nada.
Narrador: Si quieres conocer más de nuestros entrevistados, visita nuestro blog en trompo.com.
Esa experiencia me hizo despertar, después de ese día me volví más exigente a la hora de revisar el material entregado porque cada detalle y cada movimiento es fundamental para un buen resultado y por supuesto, al proceso de compra y entrega.
Algo fundamental en cualquier aspecto laboral es la experiencia, recomiendo trabajar con empresas que lleven cierto tiempo en el mercado. También, estar en contacto con la persona que te está colaborando y poder entablar un mismo objetivo para obtener siempre un buen resultado.
Desafortunadamente el tiempo no estuvo a mi favor porque mi solución o plan B era ponerme en contacto con mi proveedor de confianza y sacar las camisas correctamente, sin fallarle a la empresa y por supuesto, al cliente final. En el tema de presupuesto, hubiera llegado a un acuerdo de pago con el Área de Mercadeo.